もう焦らない! 電話対応をスマートにこなせるアイテム3選

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仕事では避けて通れない電話対応。

メールでのやり取りとは異なり、即時性が求められますから、苦手意識をお持ちの人も多いでしょう。新人の方にとっても、最初の壁となる業務かもしれません。

しかし、そんな場面でも文房具は助けてくれます。

そこで今回は、スマートな電話対応をサポートしてくれるおすすめのアイテムを紹介します。

■コクヨ 伝言メモ

電話対応をスムーズにこなすコツは、抑えるべきポイントを事前に確認しておくことです。例えば、用件はもちろん、相手のフルネーム、折り返すための電話番号、電話があった日時などなど。そういうことを聞き忘れて怒られた経験がおありの方は多いでしょう。

聞き漏れを防ぐためには、あらかじめ聞くべき項目をフォーマット化しておくことです。このコクヨのベーシックな伝言メモは、電話があった際に聞くべき項目をしっかりと抑えてあります。

とにかくベーシックなメモですね。名前もベーシックなら、フォーマットもデザインもベーシック。でも、こういう奇をてらわない文房具こそ使いやすい方も多いはずです。

価格も、80枚入りで121円ととても安価。とりあえず買っておけば、決して損はしません。

価格:121円

■シヤチハタ オピニ ふせん用伝言メモスタンプ 電話&来訪メモ

とはいえ、現代は連絡手段が多い時代でもあります。メール、SNS、オンライン会議アプリなど、ビジネスの現場で連絡を取る方法はたくさんあります。電話の存在感は徐々に低下していると言ってもいいでしょう。

だから、わざわざ電話専用のメモを買うほどではない、という方も多そうです。そんな方には、どの職場にもある75㎜四方のふせんを伝言用メモにできる、この商品などいかがでしょうか。

ふせんに押すと伝言メモになるスタンプなのですが、ケースがなかなか凝った作りになっています。

このケースには、ふせんを収納することができます。わざわざふせんを探す必要がないというわけですね。もちろん、収納時にはふせんにスタンプが押されないよう、ふせんとスタンプとの間には距離が設けてあります。

ところが、このケースを90°回転させると、ふせんとスタンプとの距離がなくなります。それは、ケースを、ふせんにスタンプを押す際のガイドとして使えるということです。

つまり、ふせんを入れた状態で上から押すだけで、ぴったりとズレがない伝言メモが作れるのです。神経を使わずに、上から押すだけで一瞬にして伝言メモが出現するのですから、便利ですね。

価格:748円

■カウネット 片手で書いてもすべりにくいメモ

わざわざ電話専用のメモを買うほどではない……という方には、こんな商品もおすすめです。

これは電話専用のメモではなく、用途を限定しない無地のメモなのですが、裏に滑り止めがついているのが特徴です。

職場で電話で話しながらメモを取る場合、ハンズフリーにするわけにもいきませんから、基本的には片手でメモを取ることになるでしょう。しかしその際、メモは机に固定されていませんから、書くたびに動いてしまい苦労することになります。

しかしこのメモは滑り止めつきなので、机の上で動きません。片手でもストレスなくメモが取れます。電話以外の普段使いにも優秀なメモですね。

■他人に渡すメモには太めのボールペンを

電話対応はスピードと正確さが求められますから、紹介したアイテムのように残しておきたい伝言内容があらかじめ記載されていたり、正確なメモが取れるようサポートしてくれたりするアイテムを持っておくとスマートにこなせるようになります。

そうそう、ここで一つ重要なことをお伝えしておきます。

電話の伝言メモは、自分ではなく他人に読んでもらうためのものです。読みやすくなければいけません。

ところが、近年は細書きのボールペンが流行っていて、0.3㎜のペンも珍しくありません。手帳ユーザーなどに愛用されているようです。

しかし、写真を見ていただいても分かるように細い字は少し見にくい印象を与えます。また、老眼になると細かい字が見にくいこともあるので、どんな人にも読みやすいメモを残すという点では細書きのボールペンは向いていません。

私は、人に見せるメモには、太めの0.7㎜以上をおすすめします。太いボールペンは自然と字が大きくなるため、その点でも読みやすいでしょう。

見づらいメモは読む優先順位も下がるでしょうから、すぐ確認してもらえるようにするためにも、人に読んでもらうメモには太めのペン、ということを忘れないでください。

(菅未里)

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  • 1/24 11:10
  • マイナビウーマン

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