「Notion」が便利すぎるこれだけの理由。情報管理の万能ツール

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―[デジタル四方山話]―

◆Notionが熱い

 今、「Notion」が熱い。Notionは情報を一元管理できるウェブサービスだ。「またか」と思われるかもしれない。情報を保存できる便利なクラウドサービスの選択肢は多いからだ。

 文書なら「Googleドキュメント」、表組みなら「Googleスプレッドシート」、ウェブページなら後で読むサービスの「Pocket」、パスワード管理なら「1Password」などをすでに活用しているかもしれない。保証書や契約書はスキャンして、「Dropbox」などのクラウドストレージに保管している人もいる。では、「Notion」は何ができるのか。答えは、これら全部だ。

「Notion」は4年前にローンチしている。「All-in-one workspace」サービスと謳っており、メモもドキュメントもプロジェクトも管理でき、Wikiのように情報を残せる。データベースを利用でき、ガントチャートやカンバン方式でタスクを把握できる。

◆日本語化に対応

 つい先日ベータ版だが日本語化に対応した。英語のUIでも利用できたのだが、やはり日本語表示はありがたいところ。ブラウザで動作するが、デスクトップアプリもモバイルアプリも用意されている。日本でもNotionのコミュニティが活発に活動しており、Notionの活用テクニックなどの情報が豊富に共有されているのもありがたいところ。

 パーソナルプランであれば、機能制限があるものの無料で利用できる。まずは、Notionのホームページから「サインアップ」しよう。メールアドレスを入力するとコードが送られてくるので、アカウントを作成する。まずは、パーソナルプランを選んでみよう。

◆テンプレートが充実

 ログインすると、まずは「使ってみる」「クイックメモ」「タスク管理」という3つのページが表示される。これはNotionでどんなことができるのかというサンプル兼テンプレートだ。改造して使ってもいいし、不要であれば削除してもOK。

 ゼロベースで自由にページを作れるのだが、まずは左側の「テンプレート」をクリックしてみよう。「議事録」や「タスクリスト」「クイックメモ」などのテンプレートが用意されている。カテゴリ別に分類されているのだが、もっとも充実しているのが「学生」。「授業のメモ」や「求職活動」「成績計算」「論文計画」など多数のテンプレートがある。「さらにテンプレートを閲覧する」をクリックすると、さらに多数のテンプレートを選べる。

◆便利機能の一部を紹介

 Notionはどんな情報でも登録できる。単にメモのように使うのはもちろん、データベースのように数値を入れたりタグを付けたりできる。機能を紹介すると本1冊あっても足りないので、便利そうな機能を色々と紹介しよう。

 まずは、メモ。ページを作って書きたいことを書けばいい。見出しや箇条書き、区切り線などの機能もあるので、わかりやすい文書を作ることもできる。議事録などは得意中の得意だ。

 画像などのファイルをアップロードすることもできる。無料プランだと容量に制限があるが、有料プランなら無制限だ。例えば、時々しか使わない書類などをアップしておくと、いざというときに探し回らずに済む。

 ネット回線のプロバイダの契約書類や賃貸物件の契約書、3年前の確定申告書類、取得した資格の証書など、すぐに出てこない人も多いのではないだろうか。そんな時も、Notionにすべて入れておけば、サクッと探し出せる。

 クレジットカードや銀行カード、マイナンバーの暗証番号など、いくつもあると覚えきれなくなってしまう。特にマイナンバーの暗証番号など二つあるので混乱する。こんな情報も1箇所に記録しておけば、いざという時も安心だ。

◆スマホアプリからもアクセスできる

 気になるウェブサイトを見つけたが、今は読む時間がない、という時に役立つのが「後で読む」サービス。筆者も利用していたが、今はNotionでこと足りてしまう。Chrome向けの拡張機能「Notion Web Clipper」が公開されており、気になるウェブページのメニューから手軽に登録できる。

 読むときはNotionからアクセスすればいい。もちろん、スマホアプリからでもOK。自宅やオフィスで追加し、移動時間に読むといったことができるので、とても効率的だ。

◆一人当たり月額10ドル

 自分に関する情報をすべてまとめることで、頭を空っぽにできるのはとても助かる。そのぶん、他のことに処理能力を回せるからだ。そして、必要になったときに探す場所が1箇所というのもありがたい。どのクラウドサービスに保存してあったっけ、なんて探し回るのは本末転倒だ。

 アップロード制限のないパーソナルプロプランは月額5ドルで、年払いすれば月額4ドル。この金額でクラウドのオールインワンスペースを利用できるなら、あり。

 ちなみに、これでもまだできることの極々一部しか紹介できていない。

 チームプランなら1人当たり月額10ドルとなるが、仕事で情報共有しながらNotionを利用できるようになる。議事録からマニュアル、タスクリストなど仕事で扱う情報をまるっと扱える。

 Notionのページは公開することもでき、ホームページのように活用している企業も多い。ホームページ制作会社に依頼しなくても、現場の人間がFAQや採用のページを作れるなら、業務効率アップに加えてコスト削減もできる。

「Notion」はまさに情報管理の万能ツール。まずは、無料プランで触ってみてはいかがだろうか。情報を一元管理できる便利さを体感して欲しい。

<文/柳谷智宣>

―[デジタル四方山話]―

【柳谷智宣】
お酒を毎晩飲むため、20年前にIT・ビジネスライターとしてデビュー。酒好きが高じて、2011年に原価BARをオープン。2021年3月には、原価BAR三田本店をオープンした。新型コロナウイルス影響を補填すべく、原価BARオンライン「Wi杯」をスタート。YouTubeチャンネルも開設し生き残りに挑んでいる

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